Respuesta corta
Se puede cambiar de contador en cualquier momento del año. El empalme bien hecho toma entre dos y cuatro semanas e incluye la entrega formal de la información, la verificación de saldos y declaraciones presentadas, y un informe escrito del estado real encontrado antes de que el nuevo contador asuma.
Sí, se puede cambiar a mitad de año
Es una de las creencias más extendidas y más costosas: que hay que esperar a diciembre. No es cierto. Se puede cambiar de contador en cualquier momento, y esperar seis meses con una contabilidad que no funciona solo hace más grande el problema que va a heredar el siguiente.
Qué debe entregarle el contador saliente
La información contable es de la empresa, no del contador. Exija la entrega formal de:
- Balances de prueba y estados financieros del periodo corrido y del último cierre
- Libros oficiales al día: diario, mayor y balances, e inventarios
- Copia de todas las declaraciones presentadas, con su acuse de recibo y soporte de pago
- Conciliaciones bancarias y auxiliares de cuentas por cobrar y por pagar
- La base de datos del software contable, o el respaldo exportable completo
- Soportes físicos y digitales: facturas, contratos, actas
- Claves y accesos a los portales de la DIAN, la Secretaría de Hacienda y las entidades de seguridad social
Si el software es del contador y no de la empresa, ese es un problema que hay que resolver antes de terminar la relación, no después. Pida el respaldo exportable mientras todavía hay colaboración.
Qué debe revisar el contador entrante
Antes de asumir, el nuevo contador debería verificar —y entregarle por escrito— al menos esto:
01
Que las declaraciones estén efectivamente presentadas
02
Que los saldos tengan soporte
03
Que la nómina esté conciliada
04
Que no haya requerimientos abiertos
El error más común
Asumir sin dejar constancia del estado en que se recibió. Si el contador entrante empieza a trabajar sin un informe escrito de lo que encontró, seis meses después nadie va a poder distinguir qué problema venía de antes y cuál se generó después. Ese informe protege a la empresa y también al contador nuevo.
Cuánto toma
Un empalme ordenado toma entre dos y cuatro semanas, dependiendo del tamaño de la empresa y de qué tan colaborativa sea la salida. Si hay atrasos o correcciones pendientes, la puesta al día se maneja como un trabajo aparte, con su propio alcance y su propio valor, porque no es parte de la operación normal.
Y si la salida no es amistosa
Pasa. Si el contador saliente retiene información, recuerde que la contabilidad y sus soportes son de la empresa: el contador es un depositario. Deje constancia escrita de la solicitud de entrega, con fecha. En paralelo, se puede reconstruir mucho desde el portal de la DIAN, los extractos bancarios y las planillas de seguridad social. Es más trabajo, pero se puede.
Escrito por
Leonardo Fonseca Moreno — contador público y gerente de LF Contadores. Fundó la firma en 2012 y dirige las cuentas de más de 30 empresas en Colombia.
Este contenido es informativo y no reemplaza una asesoría sobre su caso concreto. La normativa tributaria colombiana cambia con frecuencia: verifique la vigencia antes de tomar decisiones.
Preguntas frecuentes
3 respuestas
¿Tengo que esperar al cierre del año para cambiar de contador?
No. Se puede cambiar en cualquier mes. Lo que importa es que el empalme se haga con un corte claro: hasta qué periodo responde el contador saliente y desde cuál asume el entrante, por escrito.
¿Quién responde por los errores del contador anterior?
Frente a la DIAN, la responsabilidad por las declaraciones presentadas es de la empresa y de su representante legal. El contador que las firmó tiene responsabilidad profesional, pero la sanción llega a nombre de la sociedad. Por eso conviene identificar y corregir los errores heredados cuanto antes.
¿Qué pasa si el contador anterior no entrega la información?
La contabilidad es de la empresa. Solicite la entrega por escrito, con fecha, y guarde la constancia. Si no hay respuesta, buena parte se puede reconstruir desde el portal de la DIAN, los extractos bancarios y las planillas de aportes. Toma más tiempo, pero no bloquea el cambio.